La organización es la clave en todos los aspectos de la vida. No se puede trabajar bien sin tener una buena planificación, no se puede mantener una casa ordenada si no se establecen unos calendarios de limpieza, no se puede aprovechar bien el tiempo libre si no se marcan objetivos y actividades que se quieran realizar. Y por supuesto, no se puede llegar a todo si no se sabe con claridad qué tareas están atrasadas o a qué correos hay que contestar con urgencia.
En plena era digital, el papel, el bolígrafo y las agendas físicas han pasado a un segundo plano. Antes a finales de año, todo el mundo elegía su agenda, ese cuaderno especial donde se apuntaban tareas, actividades y notas que no se deben olvidar. Además, era una de esas decisiones que marcaban el rumbo, porque durante los siguientes doce meses te acompañaría en tu día a día.
Hoy en día, son muchas las personas que siguen usando agendas físicas y tomando notas a mano. Pero, la gran mayoría ya solo vive en la red. Algo normal si se tiene en cuenta que el mundo en general ha emigrado a la nube. Ahora es más común ver una película en Netflix que ir al cine, hacer la compra online en vez de perder tiempo yendo al supermercado, incluso probar suerte en juegos de ruleta sin tener que salir de casa. Internet lleva muchas décadas revolucionando el mundo, solo hay que saber sumarse a la revolución.
El caos del correo electrónico
Puede parecer raro, pero una gran parte de la sociedad no está acostumbrada a usar el correo electrónico como vía de comunicación, cuando es sin duda la manera más eficaz, rápida y profesional para establecer un contacto bidireccional a nivel profesional.
Hay quienes siguen teniendo como único mail personal una dirección que eligieron cuando tenían quince años y que incluye algún carácter simbólico. Puede ser gracioso, pero no es formal y realmente el objetivo del correo electrónico es dar formalidad y seriedad a los correos enviados y compartidos con empresas y profesionales de diferentes sectores.
Crear un perfil profesional y personal
El primer paso, antes de organizar la bandeja de entrada, es crear un perfil personal y profesional. Nada de nombres raros, de juegos de mayúsculas y minúsculas, de números que te recuerdan a momentos importantes, ni apodos familiares.
La dirección de correo es la primera seña de identidad que das como profesional, es decir, es la primera toma de contacto que el mundo tiene contigo. Por eso es importante que el nombre sea claro, conciso y muy relacionado con tu perfil.
Lo básico es incluir el nombre y apellidos o una mezcla de ambos apellidos. Aquí viene el gran problema, porque la mayoría de las veces el nombre de usuario está ocupado, por lo que conviene añadir números relacionados con el año de nacimiento o alguna fecha específica como el mes de cumpleaños. Siempre datos relacionados contigo, nada de ocio ni buscando la risa.
Cómo organizar la bandeja de entrada
El correo electrónico es sin duda una de las herramientas más potentes, eficaces y útiles que hay en la web. Todo el mundo profesional se mueve por correo electrónico: los currículums llegan por mail, las citas a entrevistas se envían por mail, los meetings se anotan en el calendario del mail, las propuestas de trabajo a clientes, incluso las peticiones de reuniones con tus jefes.
El correo electrónico es una maravilla, pero también puede convertirse en un auténtico caos si no se prioriza el orden y la transparencia. Por ejemplo, es una pérdida de tiempo enviar un mismo correo uno a uno, lo ideal es crear un grupo de contacto en Gmail que con un solo clic permite hacer llegar el mensaje a una lista que previamente has creado con cuidado.
Etiquetas y subetiquetas en Gmail
El correo electrónico funciona hoy en día como esa agenda a doble cara, organizada por días, semanas y un apartado de notas donde incluir apuntes y recordatorios.
Pues bien, una idea es crear etiquetas por categoría, secciones o cualquier sector que consideres oportuno en relación al contenido de correos que recibes. Por ejemplo: departamento de cuentas, contabilidad, cursos de formación, documentos personales, ocio personal, etcétera.
El objetivo de las etiquetas es que conforme te llegue un correo lo clasifiques en las categorías ya creadas. Así cuando necesites buscar un documento específico o un hilo de emails puedas acceder fácilmente, sin perder horas y horas buscando. Y lo mejor es que siempre hay nuevas etiquetas de Gmail para ordenar la bandeja.
Ejemplos de subetiquetas en mail
Dentro de las etiquetas también existen las subetiquetas, que serían como esa agenda adicional que clasifica más contenido dentro de una categoría. Un ejemplo básico que muestra muy bien la finalidad de las subetiquetas son los cursos de formación o cualquier curso o academia.
Te apuntas a un curso de formación sobre Excel y creas una etiqueta que se llama: “Curso Excel 2025”. Ya tienes el primer paso, pero no es suficiente. Son muchos los correos que recibirás, desde uno de bienvenida, el que contiene el usuario y la contraseña, uno con el calendario lectivo, las fechas de exámenes y el enlace al aula virtual, entre otros.
Por ello, lo recomendado es crear subetiquetas donde puedas categorizar los correos según sean de documentación, de material para las clases, de apuntes y actividades para realizar el curso, de comentarios y foros, o de facturas del pago de matrícula.
El mundo de las subcategorías es una de las grandes maravillas del correo electrónico, porque te permite organizar al detalle cada email y cada tema. Visualmente es muy atractivo, porque con solo entrar en la página principal del correo electrónico, puedes ver en la parte izquierda todo tu contenido. Esta planificación apenas te lleva unos minutos cada día, pero te ayuda a buscar cualquier mail de manera rápida sin perder horas de ocio y tiempo libre.
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