¿Qué es mejor Hotmail o Gmail?

Gmail frente a Outlook. Es posible que no encuentre tantos leales en este debate como lo haría en una discusión sobre Coca-Cola vs. Pepsi o Kirk vs. Picard, pero he conocido a una buena cantidad de profesionales que proclaman que una solución de correo electrónico es intrínsecamente superior a la otra.

Si alguien es fanático de los productos de Google, tiende a ponerse del lado de Gmail, mientras que si está acostumbrado a los productos de Microsoft, puede contar con que le gustará más Outlook.

Pero, ¿hay algún beneficio objetivo que haga que una de estas soluciones de correo electrónico profesional sea mejor que la otra?

Cada solución tiene algunas ventajas y desventajas que hacen imposible declarar un verdadero ganador universal. Dicho esto, estoy dispuesto a apostar que después de leer este artículo, se inclinará directamente hacia un lado o hacia el otro, Outlook o Gmail, según sus perspectivas personales, su historial laboral y sus necesidades profesionales.

Comenzaré con una descripción general de alto nivel de las principales diferencias entre Outlook y Gmail, y pasaré a un enfrentamiento directo entre Outlook y Gmail en cada una de una docena de categorías. Depende de usted decidir cómo sopesa la importancia de esas categorías y, en última instancia, qué solución es mejor para usted.

Índice de contenidos
  1. Diferencias principales entre Outlook y Gmail
    1. 1. Características.
    2. 2. Diseño.
    3. 3. Practicidad.
  2. Gmail frente a Outlook: Consideraciones personales
    1. Costo
    2. Almacenamiento
    3. anuncios
    4. Seguridad
    5. Organización
    6. Búsqueda
    7. Contactos
    8. Complementos y aplicaciones
    9. Personalización
    10. Consistencia
    11. Mensajería instantánea (Chat)
  3. Gmail frente a Outlook para empresas
    1. G Suite frente a Office 365
    2. Costos
    3. Configuración y gestión continua
    4. Rastreabilidad
    5. Intuición y Curva de Aprendizaje
  4. Conclusión

Diferencias principales entre Outlook y Gmail

Comencemos con una descripción general simple de Gmail frente a Outlook.

Primero, debo señalar que esto no es exactamente una comparación uno a uno. “Gmail” se refiere a un servicio de correo electrónico proporcionado por Google, junto con la plataforma creada para acceder a ese servicio. Escuchará a la gente hablar de "su Gmail" como referencia tanto a su cuenta de correo electrónico como a las aplicaciones que usan para acceder a ella.

Microsoft Outlook, por el contrario, no es un servicio de correo electrónico específicamente. Es una aplicación diseñada principalmente para ayudar a las personas a administrar el correo electrónico, que también incluye un calendario y otras funciones.

Mucha gente lo usa como parte de Microsoft Office 365, un conjunto de productos y servicios (a los que se accede principalmente a través de la nube) que incluye Exchange Server de Microsoft, que es un servicio de correo electrónico dedicado. También incluye aplicaciones como Microsoft Word y Excel.

Lo interesante aquí es que es técnicamente posible vincular su cuenta de Gmail a Outlook, utilizando así la interfaz de Outlook con el servicio de correo electrónico de Gmail. De hecho, puede usar casi cualquier cuenta con Outlook y aún acceder a ella a través de su aplicación dedicada original.

Pero en aras de la simplicidad, voy a suponer que usted, como la mayoría de los usuarios de correo electrónico, está usando Microsoft Outlook, Outlook con Microsoft Exchange Server (vea nuestro artículo que compara Microsoft Outlook vs Exchange), o Gmail con su propio aplicaciones de escritorio y móviles. Con eso en mente, hay tres categorías principales de diferencias que debemos considerar:

1. Características.

Si bien en esencia, Outlook y Gmail son proveedores de servicios de correo electrónico, cada uno ofrece un conjunto distinto de características secundarias. Profundizaré en los detalles en secciones futuras, pero baste decir que cada solución intenta ofrecer más al profesional promedio que solo un servidor de correo electrónico básico.

2. Diseño.

El diseño también es marcadamente diferente, con diferencias en términos de disposición, organización e interacción del usuario. Estas diferencias entre Outlook y Gmail tienden a ser más subjetivas que las demás, por lo que si está acostumbrado a una solución, es casi seguro que la prefiera a la otra.

3. Practicidad.

También podemos considerar variables relacionadas con la practicidad de cada solución, especialmente en un entorno empresarial. Por ejemplo, se deben considerar los costos y las integraciones potenciales, y la capacidad de aprendizaje de cada plataforma puede afectar la forma en que afectan la productividad a diario .

En el resto del artículo, exploraré las diferencias específicas en cada una de estas áreas y cómo deberían afectar sus elecciones. Los exploraré en dos secciones principales: consideraciones personales y comerciales, pero no se deje engañar pensando que estas secciones son exclusivas.

Los dueños de negocios aún querrán considerar cómo funciona cada solución de forma individual, y las personas deben comprender algunas de las características relacionadas con el negocio de cada plataforma.

Gmail frente a Outlook: Consideraciones personales

Comenzaremos observando las diferencias que son importantes para el usuario promedio.

Costo

Ambos servicios de correo electrónico son gratuitos para usuarios individuales, aunque existen algunas restricciones (que analizaremos a continuación). Sin embargo, si desea usar la aplicación de Outlook en lugar de la versión alojada en la web de su cuenta de Microsoft, deberá obtener Office 365. Para eso, la tarifa anual es de alrededor de $ 60 por año , pero también obtendrá acceso a Word, Excel, PowerPoint y otros programas de Office.

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Google Workspace (anteriormente G Suite) es la versión de Google de este conjunto de productos de software, pero puede acceder a la mayoría de ellos (y a la mayoría de sus funciones principales) de forma gratuita (a menos que sea una empresa). Cubriré los costos comerciales en mi sección sobre consideraciones específicas del negocio.

Ganador: 🏆 Gmail

Almacenamiento

Suponiendo que se haya ido con una cuenta gratuita, Gmail le dará 15 GB de almacenamiento. La advertencia es que sus 15 GB son un límite de almacenamiento compartido en Google Drive, Gmail y Google Photos; en otras palabras, si está almacenando 14 GB de fotos, es posible que no tenga mucho espacio para el correo electrónico.

Microsoft Outlook no es tan claro acerca de los límites de almacenamiento, pero comenzará con 5 GB de almacenamiento y tendrá el potencial de aumentar esa cantidad con el tiempo. Ambas soluciones ofrecen más almacenamiento por tarifas adicionales.

Ganador: 🏆 Gmail

anuncios

Si está utilizando cuentas gratuitas, estará expuesto a anuncios. En Gmail, sus anuncios aparecerán en la parte superior de su bandeja de entrada con la palabra "Anuncio" resaltada para dejar en claro que no se trata de correos electrónicos. También tiene el poder de administrar sus preferencias de anuncios si ve anuncios que no son relevantes para usted.

En Outlook, los anuncios gráficos estarán en el lado derecho de su bandeja de entrada y también tendrá la oportunidad de personalizar los anuncios que ve. Ambas soluciones son similares en términos de prevalencia de anuncios, por lo que se trata de preferencias personales.

Ganador: Empate

Seguridad

¿Es Outlook mejor que Gmail cuando se trata de seguridad? La seguridad es una categoría difícil de evaluar. No tengo acceso directo a la arquitectura de ninguno de los productos, e incluso si lo tuviera, no sabría lo que estaba mirando. En consecuencia, no puedo decir con certeza si un sistema de almacenamiento de correo electrónico es intrínsecamente más seguro que el otro, aunque las infracciones parecen ser raras en ambos frentes.

En su lugar, solo puedo mirar los productos y las funciones relacionadas con la seguridad que ofrece cada empresa. Tanto Outlook como Gmail brindan opciones de autenticación de dos pasos y detección de spam integrada.

Ambos productos también tienen una función que le permite habilitar los íconos de "remitente confiable" o "verificado" de remitentes confiables. Gmail también tiene una función que le permite ver cuándo y cómo se usó su cuenta por última vez, uno de los pocos trucos de Gmail que pueden mejorar su seguridad.

Pero en su mayor parte, la seguridad de su correo electrónico depende de sus propias medidas de seguridad personal. Comparando la seguridad de Microsoft Outlook con la de Gmail, hay un empate.

Ganador: Empate

Organización

Aquí es donde las cosas se ponen interesantes. Gmail y Outlook ofrecen sistemas de organización muy diferentes, pero su preferencia probablemente dependerá del sistema al que esté acostumbrado.

Outlook sigue la fórmula típica de Microsoft, por lo que si estás acostumbrado a utilizar PC convencionales, te resultará muy familiar. Puede crear un sistema de carpetas y subcarpetas que luego puede usar para ordenar sus correos electrónicos en diferentes categorías, como por cliente, por proyecto o incluso por urgencia.

También puede marcar mensajes importantes o fijarlos en la parte superior de una carpeta específica. De forma predeterminada, su bandeja de entrada se organizará en entradas de un solo mensaje; cuando alguien envía una nueva respuesta a una conversación anterior, aparecerá como un mensaje completamente nuevo en la parte superior de la pantalla.

Gmail hace las cosas un poco diferente. En lugar de carpetas y subcarpetas, emplea un sistema de categorías y etiquetas. Puede marcar sus correos electrónicos como pertenecientes a diferentes categorías y subcategorías de la misma manera que podría etiquetar fotos; en mi experiencia, es como el sistema de carpetas/subcarpetas, excepto que es más versátil.

En lugar de banderas, Gmail utiliza una serie de marcas y estrellas que te permiten designar los mensajes como importantes, no importantes o pertenecientes a una categoría específica. También tiene una serie de hasta cinco pestañas en la vista de su bandeja de entrada, que clasificarán automáticamente sus correos electrónicos en categorías como "social", que cubre sus notificaciones de redes sociales y "promociones", que almacena todos sus boletines y correos electrónicos promocionales.

Por último, Gmail utiliza la "vista de hilos" de forma predeterminada, que recopila todos los mensajes de una conversación determinada en una sola línea, lo que a algunos usuarios de Outlook les resulta confuso o molesto, pero siempre puede desactivar esta función.

Definitivamente hay espacio para la interpretación subjetiva aquí, por lo que si solo estamos viendo las opciones predeterminadas, tengo que llamarlo un empate.

Búsqueda

Es de esperar que Google, el rey de las búsquedas, tenga una mejor función de búsqueda integrada en Gmail que la que Microsoft podría conjurar en Outlook. Tendrías razón.

En cierto modo, la función de búsqueda de Outlook es más sencilla; hay una barra sencilla donde puede escribir su consulta, luego buscar carpetas específicas o correos electrónicos de contactos específicos. Hay una búsqueda separada para sus contactos.

Pero en términos prácticos, la búsqueda de Gmail es mucho más robusta. Con una búsqueda básica, puede encontrar rápidamente cualquier cosa con una frase simple. Con una búsqueda avanzada, puede ordenar las opciones según variables como etiquetas, pestañas, categorías, remitentes, destinatarios, líneas de asunto, archivos adjuntos, contenido del cuerpo, intervalos de fechas y tamaño del mensaje.

Ganador: 🏆 Gmail

Contactos

Ambos servicios ofrecen funciones que facilitan la administración de sus contactos. Por ejemplo, ambos le permiten importar una lista de contactos de cualquier otro proveedor de servicios importante (incluido el servicio del otro). También puede cargar un CSV para agregar sus contactos manualmente, lo que puede ser importante si realiza copias de seguridad manuales y pierde la cuenta.

Gmail también ofrece integración de contactos con Google+, pero seamos realistas, no mucha gente usa Google+ hoy en día. Además, ambos proveedores de servicios recomiendan incluir contactos en sus correos electrónicos cuando comience a escribir, lo que facilita recordar las direcciones correctas para las personas adecuadas.

Ganador: Empate

Complementos y aplicaciones

Si bien Outlook tiene algunas funciones que permiten la integración con aplicaciones de terceros, es difícil superar la apertura de Gmail a otros complementos.

Algunas funcionan como extensiones de Chrome, lo que mejora su experiencia en línea general, mientras que otras, como EmailAnalytics, están integradas directamente en Gmail para que pueda obtener datos de su cuenta y mejorar su productividad.

El cielo es el límite con Gmail, por lo que obtiene la victoria aquí.

Ganador: 🏆 Gmail

Personalización

En Outlook, puede cambiar la apariencia de su aplicación con temas preseleccionados o personalizados. También puede realizar algunos cambios en el funcionamiento de su bandeja de entrada, como la ubicación de las cosas. Pero es difícil competir con la gran cantidad de opciones que tiene en Gmail.

Casi todo en Gmail es personalizable, desde el tamaño, la ubicación y el diseño de su bandeja de entrada general hasta las funciones que usa dentro de ella. Puede activar o desactivar la mayoría de las funciones, e incluso obtener acceso a configuraciones semiocultas que pueden mejorar su experiencia o productividad general (o ambas).

Además de eso, puede integrarse con tantos complementos como desee, lo que hace que Gmail se adapte mucho mejor a los usuarios individuales con gustos específicos. El único inconveniente de Gmail es su gran popularidad; el nombre de usuario que desea ya puede estar en uso.

Ganador: 🏆 Gmail

Consistencia

Los días de preguntarse si su correo electrónico "se perdió en el ciberespacio" prácticamente han terminado. Todos los principales servidores de correo electrónico son lo suficientemente robustos como para proporcionar un alto grado de consistencia en el servicio.

De vez en cuando, puede encontrar problemas de conectividad entre su cliente de Outlook y el servidor de correo electrónico, pero esto no se debe necesariamente al servidor de correo electrónico; normalmente es un problema de sincronización.

También puede experimentar períodos muy breves en los que su cliente no puede acceder a su servidor de correo electrónico y, por supuesto, las conexiones a Internet interferirán con ambos proveedores en igual medida.

Ganador: Empate

Mensajería instantánea (Chat)

Si necesita entablar una conversación rápida en lugar de enviar un correo electrónico extenso y comenzar un hilo continuo, ambos proveedores ofrecen opciones para mensajes instantáneos. Con Gmail, hay una función de chat integrada que puede usar en cualquier momento. Outlook logra esto al integrarse con Skype, que es un poco menos conveniente.

Ganador: 🏆 Gmail (por poco)

Gmail frente a Outlook para empresas

Ahora, consideremos algunas de las consideraciones más importantes que las empresas deben tener en cuenta al decidir entre Gmail o Outlook para empresas.

G Suite frente a Office 365

Si está configurando el correo electrónico de trabajo para su empresa, deberá obtener una cuenta de G Suite u Office 365. Debido a que ofrecen un conjunto similar de productos de software, probablemente no necesitará ambos, entonces, ¿es uno superior al otro?

G Suite ofrece Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, Keep, Hangouts y muchas otras aplicaciones. Office 365 incluye Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype y muchas otras aplicaciones. En términos de funcionalidad y gran cantidad de aplicaciones, son casi iguales.

Es posible que encuentre que las aplicaciones descargables de Office son más convenientes que las aplicaciones alojadas exclusivamente en la web de G Suite. Y si bien es similar, es muy probable que sus empleados estén más familiarizados con la línea de productos de Office que con la de G Suite.

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Lo animo a que revise nuestra guía detallada sobre G Suite frente a Office 365, para que pueda ver una comparación completa entre muchos factores diferentes; Solo estoy dando una breve descripción aquí. Son casi iguales, pero le doy una ligera ventaja a G Suite.

Ganador: 🏆 G Suite

Costos

Entonces, ¿qué pasa con los costos? Uno pensaría que esta es una categoría en la que hay un claro ganador, ya que ambas opciones tienen un monto objetivo en dólares vinculado a ellas. Pero es más complicado que eso.

El precio de G Suite es relativamente simple. Puede elegir entre los planes Básico, Comercial y Empresarial, y cada nivel tiene más almacenamiento y más funciones. Los precios son $5, $10 y $29 por mes, por usuario, respectivamente. Los niveles más altos aquí tienen almacenamiento ilimitado.

Office 365 tiene un sistema de niveles similar, con Business Essentials, Business y Business Premium que cuestan $6, $10 y $15 por mes, por usuario, respectivamente. Sin embargo, si hace un compromiso anual, los precios bajan significativamente. El almacenamiento máximo que puede obtener es 1 TB de almacenamiento en la nube y 50 GB de almacenamiento de correo electrónico.

Los precios son similares, pero también estamos comparando manzanas y naranjas aquí, así que voy a llamarlo empate.

Ganador: Empate

Configuración y gestión continua

Ya sea que esté confiando en que sus empleados creen sus propias cuentas o que esté haciendo que una persona de TI las configure profesionalmente, debe saber lo fácil que es establecer su solución y administrarla de manera continua.

Ninguna solución debería ocupar a sus empleados por mucho tiempo. Ambos han pasado por varios períodos evolutivos y son tan fáciles de configurar como cualquier otra aplicación. Habiendo pasado por el proceso de configuración para ambos, recuerdo que Gmail fue unos minutos más rápido y un poco más intuitivo, pero la diferencia puede ser insignificante para una audiencia diversa.

Outlook ofrece aplicaciones de escritorio opcionales, en lugar de aplicaciones alojadas en la web, lo que puede costar más tiempo al proceso de configuración. Sin embargo, no creo que la carga de tiempo y solución de problemas sea excesiva para ninguna de las dos opciones.

Ganador: Empate

Rastreabilidad

En términos de seguimiento de la productividad del correo electrónico y supervisión de los empleados, ni Outlook ni Gmail tienen una solución integrada. Pero hay complementos que pueden ayudarte en cualquiera de las dos aplicaciones.

EmailAnalytics es compatible tanto con Gmail como con Outlook. Con él, puede controlar no solo cuántos correos electrónicos envían y reciben sus empleados, sino también cuánto tiempo les lleva responder a los correos electrónicos y qué contactos están tomando la mayor parte del tiempo. Es la mejor instantánea que obtendrá de la productividad de su equipo y es fácil de instalar y usar.

Ganador: Empate

Intuición y Curva de Aprendizaje

Este es otro factor subjetivo. Para un usuario que no esté familiarizado con el correo electrónico moderno, tanto Gmail como Outlook son bastante intuitivos y fáciles de dominar.

La ventaja de Outlook es que la mayoría de la gente ya está familiarizada con él. Fue la solución de correo electrónico de referencia durante mucho tiempo y, en consecuencia, la mayoría de los profesionales modernos se complacen en utilizarla (y pueden sentirse confundidos o intimidados por algunas de las características únicas de Gmail). En consecuencia, si todos sus empleados están acostumbrados a usar Outlook, puede ser difícil lograr que cambien.

La ventaja de Gmail es la personalización. Puede configurarlo para que funcione casi de la forma que desee, lo que puede hacer que la experiencia de correo electrónico de cualquiera sea simple e intuitiva. El problema es que lleva un tiempo encontrar todas las configuraciones correctas y jugar con ellas lo suficiente como para encontrar una forma que funcione para usted. En otras palabras, lleva más tiempo hacer las cosas bien.

Ganador: Empate

Conclusión

Entonces, ¿cuál es mejor entre Outlook y Gmail? Una vez más, la respuesta depende de tus necesidades, aunque en general, estoy del lado de Gmail debido a su gran versatilidad.

Si está interesado en Cambiar de Outlook a Gmail, tenemos una guía súper simple para ayudarlo a través del proceso (simplemente haga clic en ese enlace). Le recomiendo encarecidamente que lo pruebe si ha sido adoctrinado en el uso de Outlook durante la mayor parte de su carrera profesional.

Entre todas las diferencias entre Outlook y Gmail, la más llamativa para mí es la apertura de Gmail a aplicaciones de terceros. Hay muchas más integraciones para Gmail en comparación con Outlook.

¡Asegúrese de consultar nuestras otras publicaciones que comparan Gmail con proveedores de correo electrónico populares!

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