Cómo prevenir y eliminar correos electrónicos duplicados de Outlook

Puede crear, archivar y extraer un archivo de datos personales (.pst) del cliente de correo electrónico de Microsoft. Puede tratarse como una única base de datos para almacenar diferentes elementos dentro de un buzón. Se puede utilizar para realizar copias de seguridad de conversaciones cruciales y exportar datos con fines de transferencia. También puede importar archivos PST directamente al cliente para acceder a correos electrónicos antiguos. Esto conduce a la redundancia y a que los contactos repetidos aparezcan más de una vez en un buzón. Hay formas de cómo eliminar correos electrónicos duplicados en Outlook 2007, 2010, 2013 y 2016. Se puede realizar manualmente siguiendo los sencillos pasos que se describen en esta publicación. Analice todo lo que hay que saber sobre las razones de la duplicación y su impacto. Lea el artículo completo para obtener más información.

Razones para elementos duplicados en Outlook

Estas son algunas de las razones generales de la redundancia en un buzón:

• Reglas en conflicto: Puede haber filtros creados por una persona para el manejo eficiente de los correos electrónicos entrantes. Estos pueden tener algunas características contradictorias que causan elementos duplicados en Outlook.
• Buzones de correo repetidos: Puede haber dos o más cuentas creadas con diferentes nombres en el mismo cliente. Esta podría ser una causa importante de redundancia.
• Conexión a Internet lenta: Se recibe un mensaje de confirmación después de que se ha enviado correctamente un correo electrónico. Si no lo recibe el usuario, puede crear problemas. Se envían varias copias del mismo correo electrónico en Outlook con cada ciclo de envío / recepción.
• Configuración de múltiples PST: Se pueden configurar varias cuentas en el cliente de escritorio. Cada uno puede tener varios archivos .pst extraídos con fines de transferencia o copia de seguridad. Si dichos correos electrónicos no se eliminan del servidor y se configura el mismo PST, puede generar elementos duplicados en Outlook.
• Problema de sincronización: Puede haber dificultades para sincronizar diferentes plataformas para acceder al buzón. Puede haber un problema con su tableta, teléfono, navegador, computadora del trabajo o de casa.

Impacto de los duplicados en Outlook

Estos son algunos de los muchos efectos de tener elementos repetidos en Outlook:

• Puede ser problemático para cualquier usuario que simplemente intente administrar su bandeja de entrada de manera eficiente.
• Ralentiza el rendimiento ya que el servidor debe cargar todos los elementos repetidos.
• Tener contactos duplicados en Outlook también puede ser bastante problemático. Pueden existir copias del mismo elemento, una de las cuales está modificada y la otra no. Puede ser complicado enviar una tarjeta de presentación incompleta a un cliente importante.
• Es un gran problema si un día una persona abre una cuenta y encuentra varias copias del mismo correo electrónico en Outlook.
• Afecta la productividad general de un empleado y desperdicia el tiempo de trabajo crucial necesario para eliminar los duplicados.

Cómo eliminar correos electrónicos duplicados en Outlook

Estas son algunas de las soluciones para eliminar elementos repetidos en el cliente de escritorio de Microsoft:

Solución n. 1 Verifique las reglas configuradas: Intente comprobar qué filtros se han aplicado en el pasado. Edite los que tengan reglas en conflicto para eliminar los duplicados en Outlook.

Solución n. 2 Eliminar cuentas repetidas

• • Primero, vaya a Inicio >> Panel de control >> Correo >> Diálogo de configuración de correo >> Cuentas de correo electrónico.
  • En la pantalla "Configuración de la cuenta", seleccione las que tengan una dirección de correo electrónico similar.

• Luego, haga clic en el botón "Eliminar" de la mini barra de navegación y haga clic en el botón "Cerrar".

Solución n. 3 Cambiar la frecuencia de los correos electrónicos entrantes

• Primero, vaya a Outlook >> botón Enviar / Recibir sobre cómo eliminar correos electrónicos duplicados de Outlook.
• Luego, vaya a Definir grupos de envío o recepción.
• Luego, establezca un valor de "Programar un envío / recepción automático cada" a partir de un valor entre 15 y 30 minutos.

Solución n. 4 Verifique la configuración antes de importar: Hay una opción disponible para ignorar los duplicados que deben seleccionarse cada vez que se carga un archivo PST en Outlook.

Una solución automatizada para ofrecer resultados precisos

Puede llevar mucho tiempo realizar todos los pasos manuales sin pérdida de datos. Al hacerlo, es posible que algunos elementos se eliminen por error si no se siguen las precauciones. Además, existen formas simples y efectivas de resolver este problema sin ningún problema. Es para herramientas de terceros como Outlook Duplicates Remover. Elimina los correos electrónicos repetidos de dos formas: dentro y en todas las carpetas.

Está diseñado específicamente para la deduplicación de mensajes, contactos y otros elementos de la bandeja de entrada. Todo lo que necesita es que el cliente de correo electrónico de Microsoft esté instalado y configurado con un perfil POP3 ficticio para que funcione. La herramienta es compatible con todas las últimas versiones de Windows 10 y anteriores para máquinas de 32 y 64 bits.

Conclusión

Hay muchos usuarios de Outlook que desean saber cómo prevenir y eliminar correos electrónicos duplicados de Outlook. Entonces, aquí en este blog, hemos discutido la mejor manera de abordar este problema de duplicación de correo electrónico. Ahora, repase la escritura para saber la respuesta.